1. Identificeer je ketelpartners en zet iedereen bij elkaar
Het huidige werkproces in kaart brengen
Bij een verandering of een nieuw werkproces, zoals het vergroten van de awareness van symptomatisch aneurysma en bij een vermoeden ervan met spoed een echo maken, zijn veel ketenpartners betrokken. Start met het in kaart brengen van de keten en identificeer je ketenpartners. Je kunt vervolgens in de eerste bijeenkomst een doelgroepenanalyse doen. Door in kaart te brengen wat de belangen van de ketenpartners zijn, waar de problemen zitten aangaande het (niet) herkennen van een symptomatisch aneurysma en ook hoe de samenwerking tussen de ketenpartners verloopt.
Voorbeeld huidige keten proces met de verschillende ketenpartners
Contextfactoren
In het ketenkans actieonderzoek zijn een viertal contextfactoren per regio geïdentificeerd die van belang zijn.
- Andere organisatie van de keten
- Verschillende werkwijzen die verschillen zoals echo op SEH door SEH arts of radioloog
- Bezetting van personeel in diensten personeel in kleinere ziekenhuizen
- Aanwezigheid PA op ambulance
Doelgroepanalyse
De resultaten uit de doelgroepanalyse uit Ketenkans (Bron: Grol en Wensing)
Doelgroepen_analyse_en_kenmerken_van_de_informatiekanalen.pdf
Tips vanuit de regio's
Het samenwerken in de keten staat bij project AAA Ketenkans centraal. Hoe het was voor de regio's om op deze manier een probleem aan te pakken en wat volgens hen randvoorwaarden zijn voor succes, wordt hieronder beschreven.
Wat heeft het samenwerken in de keten gebracht?
- Synergie in Actie: Het gezamenlijk aanpakken van uitdagingen binnen de keten was een verfrissende ervaring. We ontdekten dat samenwerken niet vanzelfsprekend is, maar wel enorm waardevol kan zijn. Het is van cruciaal belang om alle stakeholders te betrekken bij het proces. Elke stem is waardevol voor een succesvolle samenwerking
- Dieper Inzicht, Bredere Oplossingen: Door samen te werken binnen de keten, ontstond er een dieper begrip van elkaars problemen, processen en besluitvorming. Dit leidde tot innovatieve oplossingen die breed werden gedragen. De samenwerking benadrukte de complexiteit van de keten en de noodzaak van verdere samenwerking.
- Focus op Kernproblemen: Door ons te richten op kritieke procesfactoren, waren we in staat om betere probleemstellingen te formuleren en effectievere oplossingen te vinden.
- Empathie, Begrip en Acceptatie: Door naar elkaars perspectieven te luisteren, ontdekten we de voordelen van kwetsbaarheid en openheid. Het begrijpen van elkaars wereld was verhelderend en verrijkend. Een essentieel aspect van effectieve samenwerking is het accepteren van elkaars werkwijzen en perspectieven.
- Borgen van de ketensamenwerking: Door samen opties te verkennen, kunnen we de beste strategieën ontdekken. Het afstemmen binnen de keten moet een integraal onderdeel worden van onze standaardwerkwijze, vergelijkbaar met onderwijs en scholing. Echter, het borgen van deze bevindingen blijft een uitdaging waar we gezamenlijk aan moeten werken.
Wat zijn randvoorwaarden om blijvend te kunnen samenwerken?
- Energieke Inzet: We moeten actief energie steken in het betrekken van alle partijen binnen de keten.
- Kartrekker: Een sterke kartrekker is van cruciaal belang om het proces te leiden en de betrokkenheid te waarborgen.
- Intrinsieke Motivatie: Het is belangrijk om te begrijpen hoe we intrinsieke motivatie kunnen stimuleren bij alle betrokkenen. Het is cruciaal dat de ketenpartners zelf gemotiveerd zijn om deel te nemen aan het proces.
- Gedeelde Betrokkenheid: Het gemeenschappelijk belang moet centraal staan, met een focus op collectieve inzet en betrokkenheid. Vaste structuren en een gevoel van urgentie zijn noodzakelijk voor effectieve samenwerking.
- Koplopersgroep: Het vormen van een groep initiatiefnemers kan anderen inspireren en motiveren om deel te nemen.
- Tijd en planning: Een zorgvuldige afweging van wie nodig is en hoe ze tijd kunnen vrijmaken is essentieel.
- Focus op Doelen: In plaats van simpelweg taken uit te voeren, moeten we streven naar het bereiken van gezamenlijke doelstellingen. Het stellen van kleine doelen en geleidelijk voortbouwen op successen kan effectief zijn.
- Inspirerende Verhalen: Het delen van inspirerende verhalen van andere ketenpartners kan motiverend werken en de focus verleggen naar inhoud in plaats van vorm.
- Patiënt Centraal: De patiënt moet altijd centraal staan, met de focus op inhoudelijke kwesties boven eigenbelang of financiële overwegingen.
- Gemeenschappelijke Start: Beginnen met een gedeelde bespreking en het organiseren van structurele onderwijs- en overlegmomenten kan een goede start zijn, bijvoorbeeld binnen ROAZ.
- Duidelijke Communicatie: Het gebruik van korte, duidelijke boodschappen kan de communicatie binnen de keten verbeteren.
- Mandaat en Bestuurlijk Goedkeuring: Het verkrijgen van mandaat van alle ketenpartners, zijn cruciaal voor het succes van verbeteracties. Daarnaast is het verkrijgen van toestemming van het bestuur voorafgaand aan acties binnen de keten is belangrijk. Opvallend is dat tijd om te leren in elke afzonderlijke instelling wel is belegd maar voor leren in de keten geldt dit niet.